Petersen Digital Solutions

1. Verantwortlicher

Petersen Digital Solutions
Inhaber: Carsten Petersen
Staberger Str. 17, 58511 Lüdenscheid
E-Mail: info@petersen-digital-solutions.de
Telefon: +49 176 56392975

2. Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlagen und Empfänger

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Anwendung erforderlich ist. Folgende Auftragsverarbeiter und Drittanbieter sind eingebunden:

a) Login / Nutzerkonto

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Wir speichern E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Rolle, Freischaltungs-Status und Profil-Stammdaten, um Ihren Zugang zur Anwendung zu ermöglichen.

b) Supabase (Datenbank & Auth)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Empfänger: Supabase Inc., Hosting in der EU-Region (Frankfurt/Irland). Verarbeitet werden alle in der Anwendung eingegebenen Geschäftsdaten (Kunden, Rechnungen, Artikel, Aufgaben, Karten etc.).

c) Stripe (Abrechnung)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Empfänger: Stripe Payments Europe Ltd., Irland. Es werden Name, E-Mail, Rechnungsbetrag und Zahlungsstatus übermittelt. Stripe wird zur Abwicklung der Abo-Zahlungen eingesetzt. Zahlungsdaten (Kreditkarte etc.) werden direkt an Stripe übermittelt — wir speichern sie nicht.

d) OpenAI (KI-Funktionen)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Empfänger: OpenAI Ireland Ltd., Irland. Für KI-Funktionen (Chat, Tagesbericht, OCR-Erkennung, Analysen) werden die von Ihnen eingegebenen Texte und ggf. Lager-/Geschäftsdaten an OpenAI übermittelt. OpenAI verwendet diese Daten gemäß API-Vertrag nicht für Trainingszwecke. Lieferantennamen werden vor der Übermittlung pseudonymisiert.
Opt-out: KI-Funktionen können vom Inhaber unter Einstellungen → Kundensteuerung → KI-Steuerung pro Account deaktiviert werden (openai_master_toggle). Bei deaktiviertem Toggle werden keine Daten an OpenAI übermittelt.

e) Resend (Transaktions-E-Mails)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Empfänger: Resend Inc., USA (Übermittlung auf Basis EU-Standardvertragsklauseln). Versand von Rechnungs-, Bestätigungs- und Service-E-Mails an Sie und Ihre Kunden.

f) Sentry (Fehlertracking)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an stabilem Betrieb).
Empfänger: Functional Software, Inc. (Sentry), Verarbeitung in der EU-Region (Frankfurt). Erfasst werden Fehlermeldungen, anonymisierte Request-Pfade, Browser-/OS-Informationen — keine Cookies, keine Auth-Header (werden vor Versand entfernt).

g) Web-Push-Benachrichtigungen

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung über Browser-Permission).
Push-Endpoints werden an die Push-Dienste der Browser-Hersteller übermittelt: Google LLC (FCM), Apple Inc. (APNs), Mozilla Foundation (autopush). Es werden ausschließlich pseudonyme Endpoint-URLs verwendet. Sie können die Einwilligung jederzeit in den Browser-Einstellungen widerrufen.

h) Vercel (Hosting)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Empfänger: Vercel Inc., USA (Übermittlung auf Basis EU-Standardvertragsklauseln). Vercel hostet die Anwendung und protokolliert technisch notwendige Request-Logs (IP-Adresse, Zeitstempel, User-Agent).

3. Speicherdauer und Aufbewahrungsfristen

Wir löschen oder anonymisieren personenbezogene Daten, sobald der jeweilige Zweck entfallen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Im Einzelnen gelten folgende Fristen:

• Rechnungen und steuerrelevante Belege: 10 Jahre (§ 147 AO).
• Anwendungs- und Aktivitäts-Logs (user_audit_log): 90 Tage — danach automatische Löschung durch täglichen Cron-Job.
• KI-Antwort-Cache (ki_response_cache): 30 Tage — danach automatische Löschung durch täglichen Cron-Job.
• Telefonie mit KI-Assistenz: Es werden keine Audioaufnahmen gespeichert; Live-Mithören überträgt den Ton nur während des Gesprächs. Gesprächs-Mitschriften (Transkripte) werden, sofern das Speichern eingeschaltet ist, nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Die Anrufakte (Name und Nummer, Zusammenfassung, Kategorie, Bearbeitungsvermerke) bleibt bis zur Löschung durch Sie oder bis zur Löschung Ihres Nutzerkontos erhalten.
• Backups: 30 Tage rollierend — ältere Backups werden automatisch überschrieben.
• Inaktive Nutzerkonten: 24 Monate nach letzter Anmeldung — danach Kontaktaufnahme und ggf. Löschung.
• Nutzerkonto allgemein: bis zur Löschung durch Sie oder bis 6 Monate nach Vertragsende.

Die automatische Bereinigung abgelaufener Logs und KI-Cache-Einträge erfolgt täglich durch einen serverseitigen Hintergrundprozess (Retention-Sweep-Cron), der ausschließlich innerhalb Ihrer Mandanten-Daten operiert.

4. Betroffenenrechte

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose E-Mail an info@petersen-digital-solutions.de.

5. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

6. Datensicherheit

Die Anwendung ist ausschließlich über TLS (HTTPS) erreichbar. Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert. Zugriff auf Geschäftsdaten ist durch Row-Level-Security auf Datenbank-Ebene begrenzt — jeder Account sieht nur seine eigenen Daten.

7. Kontaktaufnahme zu Unternehmen (Art. 14 DSGVO)

Wir schreiben Unternehmen einmalig per E-Mail an, wenn wir auf ihrer öffentlich zugänglichen Website (Impressum oder Kontaktseite) oder im öffentlichen Kartenverzeichnis OpenStreetMap eine geschäftliche Kontaktadresse gefunden haben. Verarbeitet werden Firmenname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Website-Adresse sowie öffentlich sichtbare Angaben der Startseite, die den Anlass der Nachricht bilden. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Vorstellung unserer Leistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können jederzeit über den Abmeldelink in der E-Mail oder per Nachricht an info@petersen-digital-solutions.de widersprechen; danach schreiben wir Sie nicht mehr an und sperren die Adresse dauerhaft gegen weitere Nachrichten.

8. Terminbuchung (Erstgespräch)

Wenn Sie über unsere Terminseite ein Gespräch buchen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, Firma, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, gewünschtes Anliegen sowie Datum und Uhrzeit des Termins), um den Termin durchzuführen und zu verwalten, insbesondere um Bestätigungs-, Erinnerungs-, Absage- und Umbuchungs-E-Mails einschließlich Kalendereinladung zu versenden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche bzw. vertragliche Maßnahme).

Der E-Mail-Versand erfolgt über unser Postfach bei der IONOS SE (Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland). Die Termindaten werden in der Datenbank gespeichert (Abschnitt 2 b).

Wir löschen Ihre Termindaten, sobald der Termin abschließend abgewickelt ist und keine Anschlussfragen mehr zu erwarten sind, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen stehen entgegen. Über den Verwalten-Link in Ihrer E-Mail können Sie den Termin bis dahin selbst einsehen, verschieben oder absagen.

9. Empfehlungsprogramm

Kunden von Petersen Digital Solutions können andere Unternehmen weiterempfehlen. Dazu erhalten sie einen persönlichen Link und einen Code. Wenn Sie über diesen Link oder Code ein Erstgespräch buchen, gilt Folgendes.

Wenn Sie empfohlen wurden

Die Angabe des Empfehlungscodes ist freiwillig. Ohne Code buchen Sie Ihren Termin wie gewohnt, wir können dann aber keine Empfehlung zuordnen. Geben Sie einen Code an, speichern wir den Code, den Zeitpunkt der Zuordnung und einen Vermerk, welches Unternehmen Sie empfohlen hat. Sind Sie bei uns noch nicht erfasst, legen wir Ihre Angaben aus der Buchung (Firma bzw. Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer sowie die aus Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse abgeleitete Website) als Kontakt in unserer Kundenverwaltung an. Dabei gleichen wir Ihre E-Mail-Adresse und deren Domain automatisch mit unseren vorhandenen Kontakten ab, um zu erkennen, ob Sie uns bereits kennen. Ob die Empfehlung berücksichtigt wird, entscheidet danach eine Person bei uns, nicht der Abgleich.

Zweck und Rechtsgrundlage

Wir ordnen die Empfehlung zu und bedanken uns bei dem empfehlenden Unternehmen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, Empfehlungen zuzuordnen und uns bei unseren Kunden zu bedanken). Für die Terminbuchung selbst gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Abschnitt 8).

Wer erfährt was

Das empfehlende Unternehmen erfährt von uns weder Ihren Namen noch Ihre Kontaktdaten. Es sieht in seinem Kundenbereich nur, dass an einem bestimmten Datum eine Empfehlung eingegangen ist und in welchem Stand sie ist (zum Beispiel „In Prüfung“, „Erfolgreich“, „Ausgezahlt“). Empfänger im Übrigen sind unsere Dienstleister für die Datenbank (Supabase, Rechenzentrum in der EU) und den E-Mail-Versand (IONOS SE); Näheres in Abschnitt 2 b und Abschnitt 8.

Wenn Sie Kunde sind und empfehlen

Für Ihr Unternehmen verarbeiten wir Ihren Empfehlungslink und -code, Datum und Stand Ihrer Empfehlungen, den Prämienbetrag und Ihren Auszahlungswunsch (Gutschrift oder Überweisung). Kontodaten erfassen wir dafür nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartner sind (Teilnahmebedingungen), im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Durchführung des Programms gegenüber Ihrem Unternehmen).

Speicherdauer

Den Empfehlungsvermerk (Code, Datum, Stand, Betrag, Auszahlungswunsch) speichern wir, solange der Kundenbereich des empfehlenden Unternehmens besteht. Ein Löschverlangen prüfen wir im Einzelfall; Nachweis- und Abrechnungszwecke können der Löschung entgegenstehen. Ihre Kontaktdaten aus der Buchung löschen wir auf Ihr Verlangen, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht; der Vermerk bleibt dann ohne Bezug zu Ihrer Person erhalten. Für Prämien-Belege gelten die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege (Abschnitt 3, § 147 AO).

Widerspruch und Rechte

Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Eine formlose E-Mail an info@petersen-digital-solutions.de genügt. Im Übrigen gelten Ihre Rechte nach Abschnitt 4 und 5.